Neben der Angabe des erbrachten Service und der damit verbundenen Kosten enthalten einige Rechnungen auch zusätzliche Informationen, z. B. die Datumsleistungen, die für das Projekt aufgewendeten Stunden und Stunden- oder Pro-Artikel-Kosten, die die Gesamtentestellpositionskosten beeinflussen. Rechnungen enthalten auch einen Kontoauszug über oder unter der Zahlungssumme, aus der hervorgeht, welche Zahlungsarten akzeptabel sind. Identifizieren Sie die akzeptablen Zahlungsarten, und geben Sie Informationen darüber an, wie für jede Methode bezahlt werden soll. Einige Rechnungen enthalten einen wechselbaren Abschnitt am unteren oder oberen Rand des Dokuments, in dem Kreditkarteninformationen auf das Papier geschrieben und an den Kreditor zur Belastung zurückgesendet werden können. Der gesamte Zweck der Rechnung besteht darin, die Kosten der Dienstleistungen und die Art und Weise zu ermitteln, wie der Empfänger den Saldo bezahlen kann. Rechnungen sollten die gesamten Kosten einer Rechnung in Einzelposten oder die einzelnen Dienstleistungen oder Produkteinkäufe aufschlüsseln, aus denen die Endkosten besteht. Jeder Einzelposten gibt den ausgeführten Service oder das erworbene Produkt an und listet dann die damit verbundenen Kosten auf. Am unteren Ende der Rechnung befindet sich die Zahlungssumme, die die Kosten für jede einzelne Position zusammen mit der Steuer zusammenfasst.
So würde ein Rasenpflegeunternehmen eine Gewerbeimmobilie für die Kosten der laufenden Rasenpflege in Rechnung stellen. Anstatt einfach die Pauschalgebühr von 250 Dollar pro Besuch anzugeben, würden sie auch diese Kosten aufschlüsseln, um anzuzeigen, dass das Mähen acht Stunden Arbeit bei 20 Dollar pro Stunde für insgesamt 200 Dollar gekostet hat. Darüber hinaus wurden fünf Pfund Dünger auf den Rasen zu einem Preis von 10 Dollar pro Pfund für insgesamt 50 Dollar aufgetragen. Die endgültige Summe beträgt dann 250 $. Wenn Sie Dienste nach Stunden berechnen, geben Sie den Stundensatz an, und multiplizieren Sie ihn dann mit den Gesamtstunden, die für die Ausführung des Dienstes aufgewendet wurden. Der Verkauf von Artikeln würde in ähnlicher Weise funktionieren, wenn auch mit einem Pro-Artikel-Kosten. Wenn das Abarbeiten einer Vorlage immer noch zu zeitaufwändig ist oder Ihr Unternehmen zahlreiche Rechnungen an einem bestimmten Tag bearbeitet, erweist sich die Abrechnungs- und Fakturierungssoftware als kosten- und zeiteffizientere Lösung. Diese Anwendungen erstellen professionelle Rechnungen in großen Mengen und ermöglichen auch E-Mail-Rechnung, automatische Abrechnung, Teilzahlungen, wiederkehrende Transaktionen und Kreditkartenverarbeitung.
Software, die jede dieser Funktionen unterstützt, umfasst BillQuick, kBilling und Quicken Home and Business. Unabhängig davon, ob Sie ein unabhängiger Auftragnehmer oder ein Kleinunternehmer sind, der sich auf den Verkauf von Dienstleistungen und Ausrüstung spezialisiert hat, besteht die Gefahr, dass Sie wissen müssen, wie Sie eine Rechnung erstellen, um die erbrachten Leistungen und fälligen Zahlungen zu skizzieren. Rechnungen wirken als eine Form der Unternehmerischen Transparenz und vermitteln dem Käufer ein Gefühl des Vertrauens. Wenn ein Unternehmen, von dem es regelmäßig Dienstleistungen kauft, eine Rechnung mit einer Aufschlüsselung der ausgeführten Aktivitäten und der damit verbundenen Kosten sendet, können Verbraucher sicher sein, was ihnen in Rechnung gestellt wird und wie sie den Restbetrag bezahlen können. Fügen Sie zusätzliche Referenzinformationen für die ordnungsgemäße Rechnungsverfolgung ein, z. B. eine Rechnungsnummer und das Datum der Fakturierung. Fügen Sie oben Ihr Logo und Ihre Firmeninformationen ein, um deutlich zu sagen, wer die Rechnung sendet, zusammen mit den relevanten Informationen, die Sie kontaktieren können, falls der Empfänger Fragen hat.
Dazu gehören Telefonnummer, Website-Adresse, physische Adresse und E-Mail. Geben Sie den vollständigen Betrag der Rechnung zusammen mit Steuer- und zusätzlichen Positionsinformationen an. Das Formatieren einer Rechnung in einem Dokument ist einfach, ähnlich wie bei einem Geschäftlichen Briefkopf. Die Hauptstruktur der Rechnung sollte deutlich angeben, wer wen abrechnet, wie der Empfänger Sie für Fragen oder Zahlungseingaben kontaktieren kann und wie diese Rechnung von anderen zu identifizieren ist, wenn sie regelmäßig mit Ihnen Geschäfte machen.
